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文章来源:baobaobubu    发布时间:2019-11-14 15:00  【字号:      】

为何你的会议越开越长?

来源:《家族企业》杂志(微信公众号ID:jiazuqiyezazhi)作者: 司徒达贤组织规模大、业务复杂,会议频率自然会增加

部门间资讯与专业的交流、行动的协调、部门内决策的制定以及行动的追踪都得靠会议

除了嫌会议太多之外,很多人也会抱怨会议太冗长,而“明明半小时可以结束的会议,开了三个钟头”这种话,似乎在每个组织里都听得到

会议时间太长或议而不决,主要原因之一是与会人员在“听”与“说”方面能力不足,造成短话长说,或在沟通过程中出现意思传达不完整甚至误解

例如听者不专心听,未听出重点,因而在回应或提出意见时,与讨论主流未能衔接;或因为没有听清楚,不得不再三提问、澄清别人发言的内容

在表达意见时,有些人无法针对当前议题即时整理出逻辑一致、主轴分明的想法,有些人则因为自己没有想清楚,因此无法系统化地说出自己的意见

有些人的发言习惯是:轮到自己发言时,一定得长篇大论,展现完整的启强抢妖孽王爷承转合,结果使听者不易掌握其发言的重点

有些人则发言过于精简,让别人难以猜测到他真正的意思,造成听者的各自解读;还有一些人因为个性或过去经验的影响,发言内容高度婉转甚至隐晦,大家必须用心猜测,才知道他真正的用意

如果大部分人在会议中都有类似的倾向,会议时间当然会变得冗长

如果主持者无法在听到不明确的发言以后,即时澄清或摘要发言的内容,或在各方意见相左时,指出他们在推理或前提假设上究竟有哪些异同,或在有初步共识时就快速做出小结,则讨论就可能“绕着圈子”在打转

交流资讯与意见的效率,以及决策能否明快、执行能否落实,都与会议的品质有关,而主持人以及所有参与会议者在“听”、“说”、“摘要”、“整合”、“结论”等方面的能力则是更根本的原因

如果会议主持人因为年纪或地位的影响,在聆听与口头表达上出现退化的现象,则上述问题会更严重,甚至无法以理性的方式来掌控会议的进行

当主持者不得不运用地位或权威来主导会议时,大家就会懒得讲,也不想费神聆听

如果企业中,这种现象十分普遍,那么借“集思广益”来强化决策水准的理想势必落空,企业竞争力也就不必奢望了

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